Дальнейшее ускоренное развитие экономики РФ, возможно, прежде всего, за счет интенсивного внедрения инноваций в системы управления, бизнес процессы и продукты предприятий.
Особенно актуальной данная тематика является для крупного бизнеса — объединений предприятий, которые активно развиваются, осуществляя инвестиционную деятельность не в виде разовых проектов, а прежде всего в виде систематичной и постоянно осуществляемой деятельности направленной на эффективное освоение инвестиций и расширение конкурентных преимуществ. На текущем этапе развития крупного российского бизнеса очевидна проблема отставания эффективности систем управления инвестиционной деятельностью и бизнес процессов по отношению к крупнейшим компаниям Европы, США и Японии. Данную проблему, возможно, решить только методом реинжиниринга.
Прежде чем начинать непосредственную разработку модели реинжини-ринга системы управления инвестиционной деятельности (ИД) интегрированной бизнес-группы (ИБГ) необходимо провести анализ потенциальных проблем в системе управления ИД ИБГ, которые может и должен решать такой метод реформирования как реинжиниринг. К таким проблемам относятся следующее:
отсутствие полноценного замкнутого цикла управления подпроцессами ИД ИБГ;
отсутствие полноценной системы управления ИД ИБГ (всего необходи-мого перечня подпроцессов, функций и задач);
наличие лишних подпроцессов, задач и функций ИД ИБГ;
отсутствие возможности объективной оценки эффективности ИД ИБГ, а также отдельных подпроцессов;
отсутствие связанности инвестиционной и стратегической деятельности ИБГ;
отсутствие взаимосвязи инвестиционной и операционной деятельности.
Таким образом, можно сказать, что реинжиниринг должен быть направ-лен, прежде всего, на решение системных задач увеличения эффективности ИД ИБГ.
К таким задачам при проведении реинжиниринга ИД ИБГ должны отно-ситься следующие:
определяются процессы и подпроцессы ИД, приоритетные для эффектив-ной работы ИБГ и соответствующие ее стратегическим целям;
производится диагностика текущей системы управления ИД ИБГ с опре-делением процессов, подпроцессов и задач;
проводится анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п.;
строится оптимальная модель выполнения процесса;
определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и проме-жуточным результатам, а также нормативы выполнения;
разрабатываются административные инструкции (регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудни-ка, участвующего в бизнес-процессе;
проводится тренинг сотрудников.
В первоначальный период работы по новым стандартам должен прово-диться детальный контроль их выполнения с целью принятия сотрудниками новых моделей поведения и стандартов деятельности, а также оперативного выявления отклонений оптимизированной модели ИД ИБГ от меняющихся ус-ловий деятельности.
Теперь после выделения основных проблем и задач, которые должен ре-шить реинжиниринг системы управления ПФ ИБГ, необходимо перечислить основные элементы модели реинжиниринга:
формирование желаемого образа ПФ ИБГ;
определение целей и задач реинжиниринга;
анализ существующих проблем ПФ ИБГ;
диагностика системы управления ПФ ИБГ;
разработка эталонной системы управления ПФ ИБГ;
сравнение текущей системы управления ПФ ИБГ с эталонной;
перепроектирование системы управления ПФ ИБГ;
внедрение системы управления ПФ ИБГ;
контроль выполнения новых регламентов (стандартов, инструкций);
сбор информации о результатах перепроектирования системы управления ПФ ИБГ;
анализ перепроектирования системы управления ПФ ИБГ;
оценка эффективности перепроектирования системы управления ПФ ИБГ;
определение критериев эффективности;
разработка методики оценки эффективности реинжиниринга;
учет вносимых корректировок;
корректировка системы управления ПФ ИБГ.
Исходя из основных элементов реинжиниринга модель реинжиниринга ПФ ИБГ была построена следующим образом (рис. 1)
На каждом этапе реинжиниринга выполняется ряд задач. Так на этапе ди-агностики системы управления ПФ ИБГ основной задачей является построение модели действующей системы управления ПФ ИБГ. Проведение диагностики текущей системы управления ПФ ИБГ одна из важнейших и труднейших задач процесса реинжиниринга. Целью рабочей группы является объективное моде-лирование фактической системы управления ПФ ИБГ. При этом важно отме-тить, что моделирование должно отражать именно фактическую систему управления, вне зависимости от действующих инструкций, регламентов, стан-дартов, положений и прочих нормативных документов. Это делается для того, что бы можно было увидеть отклонения между нормативными документами и фактическим состоянием, и оценить данные отклонения и причины отклонений исполнительской дисциплины. Рабочей группе необходимо выделить основные подпроцессы ПФ, выявить взаимосвязи между ними, определить какие функции выполняются внутри каждого подпроцесса ПФ ИБГ, каков порядок осуще-ствления каждого подпроцесса ПФ ИБГ, как регламентируется ПФ ИБГ, какие существуют отклонения между нормативными документами и фактическим состоянием системы управления ПФ ИБГ, как взаимосвязаны процессы инве-стиционной и операционной деятельности ИБГ с обязательным их разделением.
Рис. 1. Модель реинжиниринга ПФ ИБГ
На этапе определения целей и задач реинжиниринга ПФ ИБГ необходимо определить перечень показателей, на основании которых будет производиться оценка, определить главную цель процесса реинжиниринга и взаимоувязанные задачи с обязательным отражением значения показателя, сроков достижения и необходимых ресурсов.
Параллельно должен быть осуществлен анализ существующих проблем ПФ ИБГ по критериям функциональности, результатов и процессов.
Диагностика системы управления ПФ ИБГ осуществляется в соответствии со следующими стадиями работ:
организация работы проектной группы;
изучение проектной группой эталонной системы управления ПФ ИБГ. Этот этап необходим для того, что бы была возможность сравнивать дейст-вующую и эталонную системы управления ПФ ИБГ. Цель данного этапа выра-ботка единых определений и методик по отношению к эталонной модели. Так как эталонная система управления ПФ ИБГ является единой универсальной мо-делью для ИБГ, невыполнение данного этапа приведет к тому, что будет невоз-можно сравнивать эталонную и действующую системы управления ПФ ИБГ, так как они будут выполнены в разных «системах координат»;
постановка задач проектной группе;
определение полного перечня функциональных задач ПФ ИБГ. Для вы-полнения этого этапа необходимо рассмотреть порядок реализации инвестици-онного проекта в рамках ПФ. При этом необходимо начинать рассмотрение данного порядка с момента подготовки бизнес идеи в обратном хронологиче-ском порядке, то есть ответить на вопросы «что явилось следствием появления бизнес идеи», «есть ли механизм, определяющий какие бизнес идеи необходимы ИБГ», «составляется ли портфель инвестиционных проектов (ИП)» и «оп-ределяется ли необходимый уровень и методика определения рисков будущих ИП». В случае если ответы на эти вопросы позволяют говорить об управлении инвестиционным портфелем и рисками, то необходимо определить существует ли процесс разработки и реализации инвестиционной политики. Если ответ и на этот вопрос позволяет говорить о планомерном управлении инвестиционной политикой, то необходимо определить что является источником инвестицион-ной политики – стратегия развития ИБГ или данный документ не зависит от стратегического управления ИБГ. Затем необходимо вернуться на начальную точку возникновения бизнес идеи и рассмотреть в хронологическом порядке, какие функциональные задачи были выполнены для реализации бизнес идеи в окупившемся ИП в рамках ПФ ИБГ, и как повлиял анализ реализации ИП на первый блок задач в рамках ПФ ИБГ. Определение полного перечня функцио-нальных задач должно базироваться на основных функциях управления. Также очень важным является определение ответственных за выполнение каждой функциональной задачи, сроков и порядка регламентации задач.
изучение и описание технологии процесса выполнения функциональных задач (входная информация, алгоритм, выходная информация);
отражение взаимосвязи всех функциональных задач на основании входной и выходной информации;
объединение функциональных задач в подпроцессы ПФ ИБГ по принад-лежности к объекту управления;
на основании объединения функциональных задач в подпроцессы ПФ ИБГ и взаимосвязей функциональных задач необходимо построить модель системы управления ПФ ИБГ;
произвести сравнение механизма реализации системы управления в соот-ветствии с регламентирующими документами и фактически действующей сис-темой управления, а также подготовить полный перечень отклонений;
разработать матрицу подпроцессов ПФ ИБГ и функций управления.
Помимо определения целей и задач реинжиниринга системы управления ПФ ИБГ необходимо параллельно вести работу по формированию желаемого образа ПФ ИБГ. При этом два этих этапа должны быть синхронизированы, так как изменение целей и задач приводит к тому, что изменяется видение ПФ ИБГ, и, наоборот, в случае изменения видения ПФ ИБГ должны быть изменены цели и задачи реинжиниринга.
Следующим этапом является комплексное сравнение эталонной и текущей систем управления ПФ ИБГ. Основная цель данного блока задач – разработать перечень подпроцессов, функций и задач которые являются лишними, недостающими или работающих не корректно. Отклонения выявляются мето-дом наложения действующей и эталонной модели системы управления ПФ ИБГ. В ходе выполнения этой операции выявляются следующие отклонения:
наличие дублирующих друг друга подпроцессов и функциональных задач;
отсутствие необходимых подпроцессов ПФ ИБГ и функциональных задач;
в порядке взаимосвязи подпроцессов ПФ ИБГ и функциональных задач;
в порядке взаимосвязи инвестиционной и операционной деятельности ИБГ;
некорректный алгоритм выполнения функциональных задач ПФ ИБГ.
Соответственно по обнаруженным отклонениям готовятся перечни выяв-ленных отклонений.
На основании выявленных проблем ПФ ИБГ, определенных целей и задач реинжиниринга ПФ ИБГ, разработанной эталонной системы управления ПФ ИБГ, диагностики системы управления ПФ ИБГ и их сравнения осуществляется принятие решения о целесообразности реинжиниринга действующей системы управления ПФ ИБГ.
После принятия управленческого решения о реинжиниринге СУ ПФ ИБГ необходимо определиться с ожидаемым результатом реинжиниринга по таким важным параметрам, как сроки, стоимость работ, ожидаемый эффект и функ-циональность СУ ПФ ИБГ после реинжиниринга.
Основным этапом реинжиниринга системы управления ПФ ИБГ является перепроектирование системы управления ПФ ИБГ. Данный блок можно условно разделить на три обязательных этапа:
перепроектирование с учетом выявленных отклонений между текущей и эталонной системой управления ПФ ИБГ;
перепроектирование с учетом специфики ПФ ИБГ;
перепроектирование с учетом реинжиниринга операционной деятельности ИБГ.
Результатом первого этапа является модель системы управления ПФ ИБГ перепроектированная под эталонную систему управления ПФ ИБГ, а также пе-речень подпроцессов, функций и задач которые являются лишними, недостаю-щими или работающие не корректно при сравнении эталонной и текущей сис-темы управления ПФ ИБГ. Соответственно для получения такого результата необходимо выполнить три блока задач:
разработать эталонную систему управления ПФ ИБГ;
провести диагностику текущей системы управления ПФ ИБГ;
осуществить сравнение эталонной и текущей систем управления ПФ ИБГ для выявления отклонений.
Далее необходимо определить какие отклонения в результате сравнения эталонной и текущей систем управления ПФ ИБГ будут учтены при перепро-ектировании системы управления, а какие нет. Для этого необходимо знать специфику ПФ ИБГ, а также иметь результаты работы предыдущего этапа. Не-обходимо проанализировать каждое отклонение между эталонной и текущей систем управления ПФ ИБГ, определить источник данного отклонения, ожи-даемый эффект и затраты от внедрения данного элемента в систему управления ПФ ИБГ.
Последним этапом в перепроектировании системы управления является синхронизация реинжиниринга инвестиционной и операционной деятельности ИБГ. Целью данного этапа является перепроектирование системы управления ИБГ, которая учитывает в части ПФ все ранее выполненные этапы перепроек-тирования ПФ ИБГ и создает наиболее корректную взаимосвязь операционной и инвестиционной деятельности ИБГ.
Следующим этапом является разработка рабочего проекта реинжинирин-га. Он представляет детально расписанный план организации, проведения и контроля реинжиниринга, ответственных за реализацию этапов работ и сроки.
Также осуществляется обучение персонала участвующего в процессе ре-инжиниринга для эффективного и своевременного осуществления этапов про-екта реинжиниринга.
Дальнейшим этапом является подготовка к внедрению. Этот этап вклю-чает в себя согласование и утверждение всех необходимых документов, и озна-комление персонала с проектом реинжиниринга.
Одним из наиболее сложных этапов реинжиниринга является внедрение перепроектированной системы управления ПФ ИБГ. Сложности могут быть вызваны как сопротивлением персонала ИБГ внедрению новых порядков, так и низкой результативностью новых процессов на начальном этапе внедрения. На данном этапе полностью меняется система управления, организационная схема, система мотивации и результирующие показатели для всех сотрудников и под-разделений ИБГ. Наиболее эффективным является использование в рабочих группах по внедрению системы управления наиболее яростных противников реинжиниринга. На данном этапе необходима разработка, внедрение и исполь-зование новых регламентирующих документов – регламентов, инструкций, стандартов, положений, должностных инструкций, которые будут полностью соответствовать новой системе управления ИБГ.
Достаточно важными этапами реинжиниринга СУ ПФ ИБГ являются оп-ределение критериев и разработка методики оценки эффективности реинжини-ринга. Основная цель данных этапов ответить на вопрос: «на основании чего и как будут оцениваться фактические результаты реинжиниринга».
После внедрения СУ ПФ ИБГ и реинжиниринга определяются фактиче-ские результаты реализованного проекта.
На основании разработанной методики оценки эффективности реинжи-ниринга и фактических результатов перепроектированной СУ ПФ ИБГ осуще-ствляется оценка эффективности и анализ результатов реинжиниринга СУ ПФ ИБГ. Анализ необходимо провести для каждой функциональной задачи ПФ ИБГ. Целью данного этапа является выявление как отрицательных, так и поло-жительных отклонений в достижении намеченных результатов, а также ком-плексный анализ влияния факторов на данные отклонения. Факторы, отрица-тельно повлиявшие на достижение запланированного результата должны быть исключены или минимизированы, тогда как факторы, повлиявшие на возник-новение положительных отклонений должны быть наоборот распространены на другие функциональные задачи ПФ ИБГ.
В случае если полученный результат устраивает инициатора проекта, то проект реинжиниринга считается успешным и завершается. В случае если по-лученный результат не устраивает инициатора проекта, то следующим этапом является выработка мер по корректировке реинжиниринга и указанные этапы циклично повторяются.
Также необходимо заметить, что задавать жесткий порядок управления нерационально. Об этом свидетельствует вся история управленческой мысли. Поэтому необходимо понимать, что порядок осуществления реинжиниринга ПФ ИБГ на каждом конкретном примере может иметь свою специфику, кото-рую обязательно нужно учитывать, а также то, что реинжиниринг ПФ ИБГ не-возможно осуществить без реинжиниринга всей ИБГ. Но в тоже время необхо-димо отметить, что именно такой порядок реинжиниринга ПФ ИБГ позволяет полноценно и эффективно реформировать систему управления ПФ ИБГ и по-ставить акцент на экономическую эффективность, а значит на то, что система будет, прежде всего, экономически обоснованной и эффективной.